Időbeosztás
Időbeosztás: „sürgős és fontos” táblázat
Az időbeosztás két legnagyobb ellensége a sürgősség és a halogatás. Azt gondolnánk, hogy a halogatás a kulcsprobléma, de sokszor pont a sürgősség teszi tönkre a menetrendünket. Amikor sürgősnek érzünk valamit, az ítélőképességünk sokszor csapdát állít elénk.
Eisenhower elgondolkodtató kijelentése: „ami fontos az ritkán sürgős és ami sürgős az ritkán fontos”. Ez alapján célszerű minden nap azzal kezdeni a munkát (vagy előző nap azzal befejezni), hogy a sürgős és fontos táblázat-ba elhelyezzük a tennivalóinkat.
Időbeosztás, „sürgős és fontos” táblázat
1. Fontos és sürgős.
A fontos és sürgős kategóriába olyan dolgok kerüljenek, amik ha nem történnek meg, összeomlik a ház. Ami valóban tűzoltást igényel. Amit minden kétséget kizáróan legelőre kell venni. Vedd viszont figyelembe, hogy ha a napod nagy részét ebben a kategóriában töltöd, akkor biztos, hogy baj van a tervezettségeddel és a tudatosságoddal. Ezen úgy javíthatsz, hogy a második kategória jobb tervezésére koncentrálsz.
2. Fontos de nem sürgős.
A fontos de nem sürgős a kulcskategória. Ez a leglényegesebb eleme az egész mátrixnak. Ennek a kategóriának a megtervezése és megvalósítása a legfontosabb dolog, amiben következetesnek kell lenned. Az kerüljön ide, amit mindenképp meg akarsz tenni. Időzítsd a feladatokat, minden ide sorolt pontnak adj határidőt. Azt kell elérned, hogy az ehhez a ponthoz tartozó tevékenységekben töltsd az időd lehető legnagyobb részét.
3. Nem fontos, de sürgős.
Ide tartozik például, amikor úgy érzed, muszáj felkapnod a telefont, pedig vissza is hívhatnád az illetőt, vagy felvehetné telefont más is. Vagy ha el kell küldeni egy rutinjelentést, pedig megtehet
ne más is. Ezeket, ha lehet delegáld, add ki másnak, vagy időzítsd későbbre (pl. emailek megválaszolása este). És térj vissza a 2. kategória feladataihoz mielőbb.
4. Nem sürgős és nem fontos.
Ide tartozik minden olyan tevékenység, amit azért teszel, mert a fontosabb feladataidat halogatni szeretnéd és ezért valami rövid távon örömtelibb dologba fogsz helyette. Ilyen a reklámok, vagy a lényegtelen tartalmú online magazinok nézegetése, céltalan böngészés az interneten, a kávékonyhában tartott céltalanul hosszú beszélgetés. Ne engedd, hogy ezek a dolgok átvegyék feletted az irányítást!
Itt létesíthetsz kapcsolatot velem: kapcsolat
Olvass tovább:
Munkahelyi kommunikáció – tippek
Szeretettel,
Tomori Nóra, karrier tanácsadó, életvezetési tanácsadó, coach
